Contabilidad

Descripción general

Canales e integraciones → Contabilidad (/es/integrations/accounting) conecta tu sistema contable para que los pedidos pagados se conviertan en facturas.

• Xero y QuickBooks Online — inicia sesión con tu cuenta de Xero o Intuit. OrderInChat crea contactos y facturas mediante las API oficiales de Xero y QuickBooks.
• Zoho Books — se conecta mediante Zoho MCP. Copia tu Server URL desde Zoho MCP (tu servidor → Connect). OrderInChat no aloja esta URL.

Si una tarjeta indica que el proveedor aún no está configurado en OrderInChat, el equipo de OrderInChat todavía no lo ha activado para la plataforma. Contacte con soporte.

Conectar

1. Abre Canales e integraciones → Contabilidad.
2. Para Xero o QuickBooks, haz clic en Conectar con OAuth, inicia sesión y aprueba el acceso. Si apruebas más de una organización de Xero, elige la que recibe las facturas en Organización de Xero.
3. Para Zoho Books, abre Zoho MCP, elige tu servidor, abre Connect y copia la Server URL. Es única para ese servidor y tiene la forma https://….zohomcp.com/mcp/…/message. Otros centros de datos usan mcp.zoho.eu, mcp.zoho.in, mcp.zoho.com.au o mcp.zoho.jp. Pega la URL, guárdala y luego haz clic en Conectar con OAuth. Trata la URL como una contraseña.
4. Define las opciones de factura y haz clic en Guardar configuraciones de factura:
   • Xero: estado de la factura (Borrador o Aprobada) y el código de cuenta de ventas — el código del plan de cuentas en cada línea de factura (a menudo 200). Debe existir ya en esa organización de Xero. Si lo deja en blanco, OrderInChat envía 200.
   • QuickBooks: Producto/servicio para las líneas de factura — cada línea usa este producto o servicio. Déjalo en blanco para usar «Sales»; si no existe, OrderInChat lo crea como servicio en tu cuenta de ingresos. QuickBooks Online no tiene facturas en borrador.
   • Zoho Books: estado de la factura e ID de organización (Zoho Books → Settings → Organization Profile).
5. Activa Activo y, si quieres, Crear factura cuando se pague el pedido.
6. Haz clic en Probar. Para Xero y QuickBooks, el mensaje muestra el nombre de la organización o empresa conectada.

Usa Desconectar para eliminar la conexión. En Xero y QuickBooks esto también revoca el acceso de OrderInChat en tu sistema contable.

Sincronización de pedidos pagados

Con la sincronización automática activada, cada pedido pagado crea una sola factura en tu sistema contable:

• Cliente: se busca por correo electrónico y luego por nombre; si no hay coincidencia, se crea.
• Líneas: productos, envío, impuestos y descuentos son líneas separadas, de modo que el total de la factura es igual al total del pedido. No se añade ningún impuesto adicional. En QuickBooks, los descuentos aparecen como una sola línea de descuento.
• Referencia: en Xero, la referencia de la factura es el número de pedido. En QuickBooks, el número de pedido pasa a ser el número de factura cuando los números de transacción personalizados están activados, y siempre figura en la nota de la factura.
• Nunca dos veces: un pedido nunca recibe una segunda factura. Un reintento encuentra la factura existente y la reutiliza.
• Moneda: la moneda del pedido debe ser la de la organización, o la multimoneda debe estar activada en tu sistema contable.
• Cuándo se ejecuta: los pagos con tarjeta y los pagos que confirmas tú mismo en el pedido (transferencia, efectivo) crean la factura. La sincronización automática se activa al conectar por primera vez; desactívala para dejar de crear facturas.
• Zoho Books: en tu servidor Zoho MCP, activa list_contacts, create_contact, create_invoice, list_invoices (necesario para que un pedido nunca se facture dos veces) y mark_invoice_sent, y además list_currencies para pedidos en otras monedas. Un cliente que ya se factura en otra moneda recibe un segundo contacto llamado "Nombre (EUR)".
• QuickBooks Online está disponible: las empresas reales de QuickBooks pueden conectarse. Solo si la tarjeta de QuickBooks muestra una insignia Sandbox, la plataforma está en el entorno de pruebas de Intuit, donde solo pueden conectarse empresas sandbox de Intuit.
• Conexión siempre activa: OrderInChat renueva la conexión al menos cada 20 días para que no caduque aunque no haya pedidos. Si QuickBooks o Xero ya no acepta la autorización (caducada o revocada), la tarjeta muestra Hay que reconectar y el botón pasa a ser Reconectar; al reconectar desaparece. Una caída temporal del proveedor no pide reconectar: la renovación y la factura se reintentan solas.

Los problemas aparecen en Trabajos de sincronización de facturas con el mensaje del propio sistema contable (por ejemplo, un código de cuenta desconocido). Corrige la causa y haz clic en Reintentar. El reintento se ejecuta al momento y muestra el resultado; cada tarea enlaza con su pedido.