Boekhouding

Overzicht

Kanalen & integraties → Boekhouding (/nl/integrations/accounting) koppelt je boekhoudsysteem, zodat betaalde bestellingen facturen worden.

• Xero en QuickBooks Online — log in met je Xero- of Intuit-account. OrderInChat maakt contacten en facturen aan via de officiële API's van Xero en QuickBooks.
• Zoho Books — koppelt via Zoho MCP. Kopieer je Server URL uit Zoho MCP (je server → Connect). OrderInChat host deze URL niet.

Staat er op een kaart dat de provider nog niet is ingesteld bij OrderInChat, dan heeft het OrderInChat-team hem nog niet voor het platform ingeschakeld. Neem contact op met support.

Koppelen

1. Open Kanalen & integraties → Boekhouding.
2. Klik voor Xero of QuickBooks op Verbind met OAuth, log in en geef toegang. Geef je meer dan één Xero-organisatie toegang, kies dan onder Xero-organisatie de organisatie die de facturen ontvangt.
3. Open voor Zoho Books Zoho MCP, kies je server, open Connect en kopieer de Server URL. Die is uniek voor die server en ziet eruit als https://….zohomcp.com/mcp/…/message. Andere datacenters gebruiken mcp.zoho.eu, mcp.zoho.in, mcp.zoho.com.au of mcp.zoho.jp. Plak de URL, sla hem op en klik daarna op Verbind met OAuth. Behandel de URL als een wachtwoord.
4. Stel de factuuropties in en klik op Factuurinstellingen opslaan:
   • Xero: factuurstatus (Concept of Goedgekeurd) en de verkooprekeningcode — de grootboekcode op elke factuurregel (vaak 200). Die moet al bestaan in die Xero-organisatie. Laat je het leeg, dan stuurt OrderInChat 200.
   • QuickBooks: Product/dienst voor factuurregels — elke regel gebruikt dit product of deze dienst. Laat leeg om "Sales" te gebruiken; bestaat het niet, dan maakt OrderInChat het aan als dienst op je omzetrekening. QuickBooks Online heeft geen conceptfacturen.
   • Zoho Books: factuurstatus en Organisatie-ID (Zoho Books → Settings → Organization Profile).
5. Zet Actief aan en schakel eventueel Maak factuur aan wanneer bestelling is betaald in.
6. Klik op Test. Voor Xero en QuickBooks toont de melding de naam van de gekoppelde organisatie of het bedrijf.

Gebruik Verbreken om de koppeling te verwijderen. Bij Xero en QuickBooks trekt dit ook de toegang van OrderInChat in je boekhoudsysteem in.

Synchronisatie van betaalde bestellingen

Met automatische synchronisatie aan maakt elke betaalde bestelling precies één factuur in je boekhoudsysteem:

• Klant: gezocht op e-mail, daarna op naam; aangemaakt als er geen overeenkomst is.
• Regels: producten, verzending, belasting en kortingen zijn aparte regels, zodat het factuurtotaal gelijk is aan het besteltotaal. Er wordt geen extra belasting bovenop gezet. In QuickBooks verschijnen kortingen als één kortingsregel.
• Referentie: in Xero is de factuurreferentie het bestelnummer. In QuickBooks wordt het bestelnummer het factuurnummer als aangepaste transactienummers aan staan, en het staat altijd in de factuurnotitie.
• Nooit twee keer: een bestelling krijgt nooit een tweede factuur. Een nieuwe poging vindt de bestaande factuur en gebruikt die opnieuw.
• Valuta: de valuta van de bestelling moet de valuta van de organisatie zijn, of meervaluta moet aan staan in je boekhoudsysteem.
• Wanneer het draait: kaartbetalingen en betalingen die je zelf bij de bestelling bevestigt (overboeking, contant) maken allebei de factuur. Automatisch synchroniseren staat aan na de eerste koppeling; zet het uit om geen nieuwe facturen meer te maken.
• Zoho Books: schakel op je Zoho MCP-server list_contacts, create_contact, create_invoice, list_invoices (nodig zodat een bestelling nooit twee keer wordt gefactureerd) en mark_invoice_sent in, plus list_currencies voor bestellingen in andere valuta. Een klant die al in een andere valuta wordt gefactureerd, krijgt een tweede contact met de naam "Naam (EUR)".
• QuickBooks Online is beschikbaar: echte QuickBooks-bedrijven kunnen koppelen. Alleen als de QuickBooks-kaart een Sandbox-badge toont, draait het platform in de testomgeving van Intuit, waar alleen Intuit-sandboxbedrijven kunnen koppelen.
• Koppeling blijft actief: OrderInChat vernieuwt de koppeling minstens elke 20 dagen, zodat die niet verloopt als er geen bestellingen zijn. Accepteert QuickBooks of Xero de autorisatie niet meer (verlopen of ingetrokken), dan toont de kaart Opnieuw verbinden nodig en heet de knop Opnieuw verbinden; na opnieuw verbinden verdwijnt dit. Een tijdelijke storing bij de aanbieder vraagt niet om opnieuw te verbinden: vernieuwen en factuur worden automatisch opnieuw geprobeerd.

Problemen verschijnen onder Factuursynchronisatiejobs met de melding van het boekhoudsysteem zelf (bijvoorbeeld een onbekende rekeningcode). Los de oorzaak op en klik dan op Opnieuw proberen. Opnieuw proberen draait meteen en toont het resultaat; elke taak linkt naar de bestelling.