Telefonleitung

Was sie macht

Anrufer wählen eine Telefonnummer und sprechen mit demselben KI-Assistenten wie auf Ihrer Website. Er:

• findet Produkte und nennt aktuelle Preise und Bestände (nur aus Ihrem Katalog, nie erfunden)
• beantwortet Fragen zu Versand, Rückgaben, Zahlung und Öffnungszeiten aus Ihren Shop-Einstellungen
• prüft freie Termine
• sendet Checkout- und Buchungslinks von der WhatsApp-Nummer Ihres Shops an das WhatsApp des Anrufers, nachdem dieser die Nummer bestätigt hat; ohne WhatsApp nimmt er Bestellung oder Terminwunsch als Support-Ticket mit der Nummer des Anrufers auf, damit Ihr Team zurückruft (ein Telefonat hat keinen Bildschirm für eine Checkout-Seite)

Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Anrufe werden rund um die Uhr beantwortet, auch außerhalb der Zeiten des Sprachassistenten. Jeder Anruf erscheint mit Transkript unter Posteingang → Anrufe (Filter Telefon).

Ihr Twilio-Konto verbinden

OrderInChat verkauft keine Telefonnummern. Sie kaufen Nummern in Ihrem eigenen Twilio-Konto und verbinden sie hier; OrderInChat leitet sie automatisch an Ihren Assistenten. Das Verbinden ist in jedem Tarif kostenlos, auch in Starter.

1. Öffnen Sie den Tab Telefonleitung unter Kanäle & Integrationen → Sprachassistent & Telefon. Der Sprachassistent muss eingeschaltet sein (Tab Allgemein). Nur der Shop-Inhaber oder ein Admin kann ein Konto und Nummern verbinden.
2. Noch kein Twilio-Konto? Legen Sie eines auf twilio.com an. Kaufen Sie dann in der Twilio-Konsole eine sprachfähige Nummer (Phone Numbers → Buy a number), in jedem Land, das Twilio anbietet. Manche Länder verlangen Identitäts- oder Adressnachweise: Diese reichen Sie bei Twilio ein, auf den Namen Ihres Unternehmens.
3. Wählen Sie unter 1. Ihr Twilio-Konto entweder Account SID + Auth Token (beide auf der Startseite der Twilio-Konsole) oder API-Schlüssel (eine API-Key-SID und ein Secret, die Sie unter API keys & tokens erstellen; die Account SID ist dort optional). Fügen Sie die Daten ein und klicken Sie auf Konto verbinden. OrderInChat prüft sie zuerst bei Twilio; das Secret wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Wird ein Button Mit Twilio verbinden angezeigt, können Sie OrderInChat stattdessen direkt in Twilio autorisieren, ohne etwas einzufügen.
4. Klicken Sie unter 2. Nummern in Ihrem Twilio-Konto neben einer Nummer auf Zum Assistenten hinzufügen und bestätigen Sie. OrderInChat setzt den Voice-Webhook dieser Nummer in Ihrem Twilio-Konto. War die Nummer bereits anders geroutet (ein anderer Webhook, eine TwiML-App oder ein SIP-Trunk), weist das Panel darauf hin; dieses Routing wird gespeichert und wiederhergestellt, wenn Sie die Nummer entfernen. Sie können bis zu 20 Nummern pro Shop verbinden, zum Beispiel eine pro Land.
5. Kaufen Sie unter 3. Gleichzeitige Anrufe mindestens einen gleichzeitigen Anruf (siehe unten): Bei 0 hört jeder Anrufer ein Besetztzeichen. Rufen Sie dann Ihre Nummer von Ihrem Telefon aus an; der Anruf erscheint unter Posteingang → Anrufe.

Neue Nummer in Twilio gekauft? Klicken Sie in der Nummernliste auf Aktualisieren. Konto trennen löscht die gespeicherten Zugangsdaten; entfernen Sie vorher die Nummern dieses Kontos aus dem Assistenten.

Ihre bestehende Nummer umleiten

Behalten Sie die Nummer, die Ihre Kunden schon kennen. Wählen Sie auf dem Telefon mit Ihrer Nummer einen dieser Codes (bei den meisten Mobilfunkanbietern):

• **61*NUMMER**20#: wenn Sie nicht innerhalb von 20 Sekunden abnehmen. Empfohlen: Sie nehmen zuerst ab, der Assistent übernimmt den Rest.
• **67*NUMMER#: wenn Ihre Leitung besetzt ist
• **21*NUMMER#: alle Anrufe
• ##002#: Weiterleitung aufheben

Das Panel zeigt diese Codes mit Ihrer Telefonleitungsnummer bereits eingesetzt. Festnetzanschlüsse und manche Anbieter verwenden andere Codes; fragen Sie Ihren Anbieter nach der Rufumleitung. Ihr Anbieter kann weitergeleitete Anrufe berechnen.

Die Nummer dort zeigen, wo Kunden suchen

• Google Unternehmensprofil: Profil bearbeiten → Kontakt → Telefon
• Instagram-Profikonto: Profil bearbeiten → Kontaktoptionen → Telefon
• Facebook-Seite: Details bearbeiten → Kontakt → Telefon, und fügen Sie einen Jetzt anrufen-Button hinzu
• Fußzeile und Kontaktseite Ihrer Website, als tel:-Link

Links per WhatsApp

Wenn Sie Ihre erste Nummer verbinden, legt OrderInChat in Ihrem WhatsApp-Business-Konto eine Nachrichtenvorlage oic_call_link_v1 in 11 Sprachen an; Meta genehmigt sie meist innerhalb von Minuten. Anrufer, die Ihnen in den letzten 24 Stunden auf WhatsApp geschrieben haben, erhalten eine normale Nachricht, alle anderen diese Vorlage. Pro Anruf gehen höchstens drei Links raus. Meta berechnet diese Nachrichten wie gewohnt Ihrem WhatsApp-Konto. Hat die anrufende Nummer kein WhatsApp, kann der Anrufer eine andere WhatsApp-Nummer nennen: Der Assistent liest sie Ziffer für Ziffer vor und sendet den Link erst, wenn der Anrufer sie bestätigt (eine andere Nummer pro Anruf).

Nach dem Anruf

Jeder Anruf wird im Posteingang zur Unterhaltung des Anrufers hinzugefügt: Telefonanrufe zur WhatsApp-Unterhaltung des Anrufers (wenn Ihr Shop WhatsApp hat), Anrufe von Ihrer Shop-Website zum Website-Chat dieses Besuchers. Die Notiz enthält eine kurze Zusammenfassung und einen Link zur vollständigen Mitschrift; nur Ihr Team sieht sie. Möchte der Anrufer zurückgerufen werden und wurde während des Anrufs kein Support-Ticket erstellt, wird automatisch ein Ticket mit der Nummer des Anrufers, seinem Anliegen und seiner Wunschzeit erstellt, und Ihr Team erhält die übliche Ticket-Benachrichtigung. Der Assistent sagt erst dann, dass Ihr Team zurückruft, wenn das Ticket erstellt ist.

Anrufaufzeichnung: Telefon- und WhatsApp-Anrufe auf Ihren Leitungen werden standardmäßig aufgezeichnet. Bevor der Assistent spricht, hört der Anrufer in seiner Sprache einen kurzen Hinweis, dass der Anruf aufgezeichnet wird. Aufnahmen werden 90 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht; Inhaber, Admins und Agenten hören sie unter Posteingang → Anrufe an. Um die Aufzeichnung zu beenden, schalten Sie Anrufe aufzeichnen auf dem Tab Aufzeichnung von Sprachassistent & Telefon aus (Inhaber oder Admin): Dann werden Anrufe nicht aufgezeichnet, Anrufer hören keinen Hinweis, und nur Transkript und Zusammenfassung bleiben erhalten. Anrufe über den Anruf-Button Ihrer Website werden nie aufgezeichnet.

Kosten

• Das Verbinden von Nummern ist kostenlos, in jedem Tarif. OrderInChat berechnet nichts pro Nummer.
• Twilio rechnet direkt mit Ihnen ab: die monatliche Miete der Nummer und die Minuten des Netzbetreibers für eingehende Anrufe, über Ihr eigenes Twilio-Konto. OrderInChat berechnet für diese Nummern keine Netzbetreiberkosten.
• Gleichzeitige Anrufe: je 2 USD im Monat, abgerechnet mit Ihrem Abonnement (siehe unten).
• Anrufminuten werden wie Anrufe von Ihrer Shop-Website nach der KI-Nutzung des Anrufs von Ihren KI-Credits abgebucht. Sind Ihre Credits aufgebraucht, können Anrufer stattdessen eine Sprachnachricht hinterlassen (siehe unten).

Live-Anrufe

Jeder Anruf erscheint live unter Posteingang → Anrufe: Sie lesen das Gespräch in Ihrer Sprache, geben dem Assistenten Anweisungen und können ein Support-Ticket erstellen (siehe Anrufe). Anrufe werden nicht an ein anderes Telefon weitergeleitet, und der Assistent sendet keine SMS: Links gehen per WhatsApp oder E-Mail. Wenn Sie selbst mit einem Anrufer sprechen möchten, rufen Sie ihn von Ihrem eigenen Telefon zurück.

Wenn der Assistent nicht annehmen kann

Ist der Sprachassistent ausgeschaltet oder sind Ihre KI-Credits aufgebraucht, hören Anrufer eine kurze Ansage in ihrer Sprache und können nach dem Signalton eine Sprachnachricht hinterlassen. Jede Sprachnachricht wird ein Support-Ticket mit der Nummer des Anrufers und einem Link zum Anhören. Dafür werden keine KI-Credits verbraucht.

Gleichzeitig angenommene Anrufe

Sie legen fest, wie viele Telefonanrufe Ihr Assistent gleichzeitig annimmt, und zwar für Ihren gesamten Shop: ein gemeinsames Kontingent für alle Ihre Nummern und die WhatsApp-Anrufe, die der Assistent annimmt. Kein Tarif enthält gleichzeitige Anrufe; jeder gleichzeitige Anruf kostet 2 USD im Monat, in jedem Land und in jedem Tarif gleich, auch in Starter. Webanrufe (der Anruf-Button auf Ihrer Shop-Website und Anrufe aus dem Panel) zählen nicht mit und haben kein solches Limit; ihre Minuten werden mit KI-Credits bezahlt.

Stellen Sie unter 3. Gleichzeitige Anrufe die Anzahl mit − / + ein und klicken Sie auf Anrufe aktualisieren. Abgerechnet wird mit Ihrem Abonnement (Abrechnung): Beim Erhöhen wird der Rest des laufenden Monats sofort berechnet, beim Senken gibt es eine Gutschrift. Ein Shop nimmt höchstens 20 Anrufe gleichzeitig an. Beispiel: Mit 3 gleichzeitigen Anrufen nimmt Ihr Assistent 3 Anrufer gleichzeitig an, beliebig verteilt auf Ihre Nummern, und der 4. Anrufer hört ein Besetztzeichen: Der Assistent nimmt nicht ab, es werden keine KI-Credits verbraucht, und der Anruf erscheint unter Posteingang → Anrufe als verpasst (Anruflimit), damit Sie zurückrufen können. Ein neuer Anruf wird außerdem nur angenommen, wenn Ihre KI-Credits den Mindeststart aller laufenden Anrufe plus diesem decken.

Wenn Ihr Abonnement endet

Endet Ihr Abonnement (gekündigt oder nicht bezahlt), enden damit auch Ihre gleichzeitigen Anrufe: Ihre Nummern bleiben verbunden, aber Anrufer hören ein Besetztzeichen, bis Sie wieder abonnieren und gleichzeitige Anrufe kaufen. Ihre Nummern bleiben in jedem Fall in Ihrem Twilio-Konto.

Eine Nummer entfernen

Vom Assistenten entfernen stellt das vorherige Twilio-Routing der Nummer wieder her, und der Assistent nimmt auf ihr keine Anrufe mehr an. Die Nummer wird nie gelöscht: Sie bleibt in Ihrem Twilio-Konto, und Sie können sie jederzeit wieder hinzufügen. Funktionieren Ihre Twilio-Zugangsdaten nicht mehr, weist das Panel Sie darauf hin, das Routing selbst in der Twilio-Konsole zu korrigieren.

Nummern, die OrderInChat früher für Sie gemietet hat, funktionieren weiter, bis Sie sie freigeben: Nummer freigeben gibt eine solche Nummer an den Anbieter zurück und lässt sich nicht rückgängig machen.

Anrufdauer und blockierte Nummern

Auch Telefon- und WhatsApp-Anrufe enden bei Ihrer maximalen Anrufdauer; etwa 15 Sekunden vorher sagt der Assistent dem Anrufer, dass die Zeit abgelaufen ist und er per WhatsApp weitermachen kann. Nummern, die Ihr Team blockiert (Kunde 360, Posteingang → Anrufe, Posteingang oder der Tab Gesperrt), werden abgewiesen, bevor der Assistent annimmt – ohne Kosten und ohne Sprachnachricht. Siehe Sprachassistent.