Buchhaltung

Überblick

Kanäle & Integrationen → Buchhaltung (/de/integrations/accounting) verbindet Ihr Buchhaltungssystem, damit aus bezahlten Bestellungen Rechnungen werden.

• Xero und QuickBooks Online — melden Sie sich mit Ihrem Xero- oder Intuit-Konto an. OrderInChat erstellt Kontakte und Rechnungen über die offiziellen Xero- und QuickBooks-APIs.
• Zoho Books — verbindet sich über Zoho MCP. Kopieren Sie Ihre Server-URL aus Zoho MCP (Ihr Server → Connect). OrderInChat hostet diese URL nicht.

Steht auf einer Karte, dass der Anbieter bei OrderInChat noch nicht eingerichtet ist, hat das OrderInChat-Team ihn für die Plattform noch nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich an den Support.

Verbinden

1. Öffnen Sie Kanäle & Integrationen → Buchhaltung.
2. Für Xero oder QuickBooks klicken Sie auf Mit OAuth verbinden, melden sich an und bestätigen den Zugriff. Wenn Sie mehr als eine Xero-Organisation freigeben, wählen Sie unter Xero-Organisation die Organisation, die die Rechnungen erhält.
3. Für Zoho Books öffnen Sie Zoho MCP, wählen Ihren Server, öffnen Connect und kopieren die Server-URL. Sie gilt nur für diesen Server und sieht so aus: https://….zohomcp.com/mcp/…/message. Andere Rechenzentren verwenden mcp.zoho.eu, mcp.zoho.in, mcp.zoho.com.au oder mcp.zoho.jp. Fügen Sie die URL ein, speichern Sie sie und klicken Sie dann auf Mit OAuth verbinden. Behandeln Sie die URL wie ein Passwort.
4. Legen Sie die Rechnungsoptionen fest und klicken Sie auf Rechnungseinstellungen speichern:
   • Xero: Rechnungsstatus (Entwurf oder Genehmigt) und der Verkaufskonto-Code — der Kontenplan-Code auf jeder Rechnungsposition (oft 200). Er muss in dieser Xero-Organisation bereits existieren. Bleibt das Feld leer, sendet OrderInChat 200.
   • QuickBooks: Produkt/Dienstleistung für Rechnungspositionen — jede Position verwendet dieses Produkt bzw. diese Dienstleistung. Leer lassen, um „Sales“ zu verwenden; existiert es nicht, legt OrderInChat es als Dienstleistung auf Ihrem Erlöskonto an. QuickBooks Online kennt keine Rechnungsentwürfe.
   • Zoho Books: Rechnungsstatus und Organisations-ID (Zoho Books → Settings → Organization Profile).
5. Schalten Sie Aktiv ein und aktivieren Sie bei Bedarf Rechnung erstellen, wenn die Bestellung bezahlt ist.
6. Klicken Sie auf Test. Bei Xero und QuickBooks zeigt die Meldung den Namen der verbundenen Organisation bzw. Firma.

Mit Trennen entfernen Sie die Verbindung. Bei Xero und QuickBooks wird damit auch der Zugriff von OrderInChat in Ihrem Buchhaltungssystem widerrufen.

Synchronisierung bezahlter Bestellungen

Ist die automatische Synchronisierung aktiv, erzeugt jede bezahlte Bestellung genau eine Rechnung in Ihrem Buchhaltungssystem:

• Kunde: wird zuerst per E-Mail, dann per Name zugeordnet; ohne Treffer wird er angelegt.
• Positionen: Produkte, Versand, Steuer und Rabatte sind eigene Positionen, sodass die Rechnungssumme der Bestellsumme entspricht. Es wird keine zusätzliche Steuer aufgeschlagen. In QuickBooks erscheinen Rabatte als eine Rabattposition.
• Referenz: In Xero ist die Rechnungsreferenz die Bestellnummer. In QuickBooks wird die Bestellnummer zur Rechnungsnummer, wenn benutzerdefinierte Transaktionsnummern aktiv sind, und steht immer im Rechnungsvermerk.
• Nie doppelt: Eine Bestellung erhält nie eine zweite Rechnung. Ein erneuter Versuch findet die bestehende Rechnung und verwendet sie.
• Währung: Die Bestellwährung muss die Währung der Organisation sein, oder in Ihrem Buchhaltungssystem muss Mehrwährung aktiv sein.
• Wann es läuft: Kartenzahlungen und Zahlungen, die Sie selbst an der Bestellung bestätigen (Überweisung, bar), erzeugen beide die Rechnung. Die automatische Synchronisierung ist nach der ersten Verbindung eingeschaltet; schalten Sie sie aus, um keine neuen Rechnungen zu erstellen.
• Zoho Books: Aktivieren Sie auf Ihrem Zoho-MCP-Server list_contacts, create_contact, create_invoice, list_invoices (nötig, damit eine Bestellung nie doppelt berechnet wird) und mark_invoice_sent, für Bestellungen in anderen Währungen außerdem list_currencies. Ein Kunde, der bereits in einer anderen Währung abgerechnet wird, erhält einen zweiten Kontakt namens "Name (EUR)".
• QuickBooks Online ist live: echte QuickBooks-Firmen können sich verbinden. Nur wenn die QuickBooks-Karte ein Sandbox-Badge zeigt, läuft die Plattform in der Intuit-Testumgebung, in der sich nur Intuit-Sandbox-Firmen verbinden können.
• Verbindung bleibt aktiv: OrderInChat erneuert die Verbindung mindestens alle 20 Tage, damit sie ohne Bestellungen nicht abläuft. Akzeptiert QuickBooks oder Xero die Autorisierung nicht mehr (abgelaufen oder widerrufen), zeigt die Karte Neu verbinden nötig und die Schaltfläche heißt Neu verbinden; nach dem erneuten Verbinden verschwindet der Hinweis. Ein vorübergehender Ausfall beim Anbieter verlangt kein neues Verbinden: Erneuerung und Rechnung werden automatisch wiederholt.

Probleme erscheinen unter Rechnungs-Synchronisierungsjobs mit der Meldung des Buchhaltungssystems (zum Beispiel ein unbekannter Kontocode). Beheben Sie die Ursache und klicken Sie dann auf Wiederholen. Ein erneuter Versuch läuft sofort und zeigt das Ergebnis; jeder Auftrag verlinkt seine Bestellung.